Jedes Unternehmen benötigt eine sogenannte Verfahrensdokumentation
Die Finanzverwaltung vertritt in ihrem Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (im Folgenden: GoBD) die Auffassung, dass eine sogenannte Verfahrensdokumentaion notwendig ist, die mindestens jährlich zu aktualisieren ist. Die Zielsetzung der Verfahrensdokumentation soll sein, dass ein nachprüfbarer Überblick über die in digitaler Form anfallenden Geschäftsvorfälle, die daraus resultierenden Daten und deren Ablage besteht. Die Verfahrensdokumentation muss dem Betriebsprüfer somit einen schnellen Überblick über die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme (z.B. Warenwirtschaft, Kasse, Rechnungsschreibung, Zahlungsverkehrssystem), deren Inhalt, Aufbau, Funktionsweise und Ergebnisse bieten.
Es sind beispielsweise folgende Vorgänge zu dokumentieren:
- Wie werden Angebote, Lieferscheine, Rechnungen erstellt
- Wie erfolgt der Erhalt der Eingangsrechnungen (postalisch, per E-Mail, per Fax, Internetportal), die Bezahlung und Ablage
- Wie erfolgt die Kassenführung (z.B. wer darf stornieren, wer tätigt den Kassenabschluss am Abend, wer zahlt das Geld bei der Bank ein)
- Wie erfolgt eine revisionssicher Ablage der Belege
Eine Verfahrensdokumentation setzt sich aus einer allgemeinen Beschreibung sowie einer Benutzer-/Betriebsdokumentation und einer technischen Systemdokumentation zusammen. Der Umfang der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Unternehmensgröße und dessen Komplexität.
Folgen einer fehlenden Verfahrensdokumentation:
Bei einer Betriebsprüfung wird zukünftig standardmäßig eine Verfahrensdokumentation verlangt werden. Ohne vorhandene Verfahrensdokumentation liegt ein sogenannter formaler Mangel vor. Sollten im Rahmen der Betriebsprüfung noch sachliche Mängel zur Erscheinung kommen steigt das Risiko von Hinzuschätzungen zum Ergebnis, die sich in einer Größenordnung von 5-10% bewegen können.
Insbesondere für bargeldintensive Betriebe (z.B. Einzelhandel, Gastronomie, Bäckereien, Friseure usw.) ist eine Verfahrensdokumentation dringend anzuraten.
Wir bieten Ihnen folgende Hilfestellungen zur Verfahrensdokumentation an:
- Erstellung der Verfahrensdokumentation durch unsere Kanzlei unter Einbeziehung von staatlichen Zuschüssen für diese Dienstleistung
- Analyse der Prozesse in Ihrem Unternehmen
- Verfahrensdokumentation als Chance ansehen, um bestehende Prozesse zu hinterfragen – wir unterstützen Sie bei der Umgestaltung, Optimierung und Digitalisierung von Prozessen
Die Verfahrensdokumentation sichert Sie nicht nur gegen steuerliche Risiken bei einer Betriebsprüfung ab, sondern bietet Ihnen noch folgenden Nutzen:
- Handbuch zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
- Dokumentation von einheitlichen Arbeitsprozessen im Unternehmen
- Verfahrensdokumentation als Bestandteil in ein vorhandenes Qualitätsmanagementsystem integrieren
- Prüfung bestehender Prozesse auf Zweckmäßigkeit und gegebenenfalls deren Optimierung
